Roma,  4 ottobre 1999

ISTITUZIONI  

OGGETTO
Pubblicità e verbalizzazione delle sedute del Consiglio di Amministrazione

QUESITO
Le vigenti disposizioni in materia di pubblicità delle sedute degli organi collegiali sembrano generalmente escludere che tali sedute possano essere pubbliche. Ad eccezione degli organi collegiali degli Enti territoriali (rappresentativi della comunità territoriale) e di quelli della scuola (con valore comunitario) l'intervento di elementi estranei non può ritenersi ammesso perché può influenzare i lavori dell'organo collegiale.
L'intervento del pubblico alle sedute del Consiglio di Amministrazione dell'I.A.C.P. dovrebbe, quindi, ritenersi illegittimo. Inoltre, il processo verbale con il quale vengono documentati i particolari delle sedute e in cui sono contenute le deliberazioni, allorché è redatto dal Segretario senza I'ausilio di mezzi che riproducano automaticamente tutte le fasi delle sedute stesse, non sembra garantire con la dovuta certezza I'interesse dei componenti dell'organo collegiale al rispetto delle loro prerogative nello svolgimento dell'attività collegiale.
A tal fine è necessario adottare mezzi più idonei ad una corretta e moderna verbalizzazione, ivi compresa anzitutto, la completa registrazione delle sedute. Tanto premesso, si invita codesta Federcasa a confermare o meno:
Se risulta corretto quanto sopraesposto in materia di apertura al pubblico delle sedute del Consiglio di Amministrazione;
Se la registrazione completa delle sedute del Consiglio di Amministrazione (ovvero altri mezzi già utilizzati) soddisfano qualsiasi esigenza di corretta e moderna verbalizzazione.

PARERE
E' assodato principio generale che le sedute degli Organi collegiali, anche di natura pubblica, siano aperte al pubblico solo ove espresse disposizioni di legge ciò dispongano.
Si concorda pertanto sul fatto che le sedute dei Consigli di Amministrazione degli II.AA.CC.PP. non debbano tenersi in forma pubblica, salvo che particolari circostanze non inducano a fornire del tutto eccezionali di riunioni compartecipate da rappresentanti di componenti sociali o dal pubblico in generale.
Ciò per l'evidente esigenza di garantire, nei limiti del possibile, l'assenza di condizionamenti nella condotta dei vari amministratori che, come tali, non legati da alcun vincolo di rappresentanza, debbono ricercare esclusivamente di perseguire gIi interessi dell'Ente, nell'ovvio rispetto della normativa.
Le disposizioni relative al diritto d'accesso, contenute principalmente nella Legge 241/90 (Capo V), garantiscono poi a chiunque, è vero, di poter conoscere il contenuto dei documenti amministrativi, ma solo qualora vi abbia "interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti "
In relazione al secondo quesito, la questione delle metodiche di verbalizzazione delle sedute dei vari consessi si ripresenta con una certa frequenza da vari anni, da quando cioè esistono delle strumentazioni meccaniche (ed ora elettroniche) in grado di registrare integralmente tutto quanto venga espresso in seduta e permetterne la successiva riproduzione cartacea (o telematica). E' indubbio che tale sistema è il più idoneo ad evitare possibili questioni in merito alla correttezza o meno delle verbalizzazioni (anche se, in alcuni casi, contestazioni risultano essere state sollevate, seppur capziosamente). Certo è che, a fronte di detti vantaggi, dovrebbero essere considerate anche le argomentazioni "a contrario", come l'indubbio maggior gravame economico del metodo ed un venir meno di quelle possibilità di intelligente riservatezza che solo la mano discreta di un Segretario, responsabile della verbalizzazione, può offrire e che forse possono permettere rapporti interni meno formali. In conclusione, si ritiene che non esista una metodologia ideale ma solo delle soluzioni che possono prestarsi meglio o peggio di altre alle varie situazioni ed alla realtà esistenti all'interno dei vari consessi.
Solo sulla base di chiare individuate esigenze dei singoli Enti si potrebbe valutare se sia preferibile una verbalizzazione personalizzata e "di fiducia", vecchio stile, od una registrazione completa con le moderne tecnologie.

RIFERIMENTI NORMATIVI:
- Legge 241/90.