| Si fa seguito alla precedente circolare
Federcasa n. 17 del 29.01.99, per segnalare che l’AIPA (Autorità per
l’informatica nella P.A.) ha approvato le regole tecniche sul protocollo informatico
previste dal DPR 428/98.
Tali regole sono riportate
nell’allegato tecnico all’emanando DPR specifico.
Si ritiene opportuno di seguito richiamare
alcuni contenuti di rilievo, quale traccia utile per gli Enti associati che si accingono
ad acquisire e/o rinnovare i sistemi informatici per la gestione del protocollo.
In particolare:
- Il nuovo decreto prevede la nomina di un responsabile del
servizio per la tenuta del protocollo, il quale dovrà predisporre il manuale di
gestione di cui all’art. 4 del DPR 428/98;
- Il manuale di gestione e di conservazione dei
documenti fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio, con
particolare riferimento al piano di sicurezza dei documenti informatici ed alle tipologie
di documenti che sono escluse dalla registrazione di protocollo. Inoltre evidenzia le
modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico,
con l’indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative adottate per
garantire la non modificabilità delle registrazioni di protocollo;
- Il sistema di protocollo informatico deve comprendere
almeno la funzionalità minima indicata all’art.1, comma 1, lett.b) che richiama
l’art.7 del DPR N.428/98, nonché i requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di
protocollo informatico elencati all’art.6 del DPR in corso di approvazione;
- Il formato delle segnature di protocollo che sono
espresse nel seguente modo:
- codice dell’Amministratore
- codice dell’area organizzativa omogenea
- data di protocollo (gg/mm/aaaa)
- progressivo di protocollo, formato da un numero ordinale
costituito da sette cifre numeriche (anteponendo zeri), tale numerazione è rinnovata ogni
anno solare
- Le ulteriori informazioni da includere nelle segnature del
protocollo in entrata sono:
- l’oggetto
- il mittente
- il destinatario o i destinatari
- Nelle segnature di un documento in uscita possono essere
specificate opzionalmente una o più delle seguenti informazioni:
- indicazione della persona o dell’ufficio
all’interno della struttura destinataria a cui si presume verrà affidato il
trattamento del documento;
- indice di classificazione;
- identificazione degli allegati;
- informazioni sul procedimento e sul trattamento.
Con i migliori saluti
Il Direttore Generale
Arch. Venanzio Gizzi
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