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Memo Federcasa
Servizio in abbonamento annuale agli enti associati Federcasa per la gestione
documentale avanzata, protocollo informatico e gestione del workflow.
Memo Federcasa è un servizio in abbonamento annuale rivolto agli enti associati
Federcasa e finalizzato alla gestione documentale avanzata con
riferimento al Testo Unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa - DPR 445 del 28
dicembre 2000 e succ.
L'abbonamento a Memo Federcasa include:
- la licenza d'uso del software client/server Memo Federcasa Edition
installabile su tutti i personal computer e sui server dell'ente;
- un
numero di servizi a valore aggiunto per la valorizzazione del sistema di
gestione documentale.
Schematicamente il servizio Memo Federcasa si
propone i seguenti obiettivi:
- creazione di un gruppo di lavoro telematico su scala nazionale per
la definizione degli standard nella gestione documentale degli enti di
edilizia residenziale pubblica. Il primo degli obiettivi sarà quello
di definire un "Titolario di classificazione" da cui gli enti potranno
trarre ispirazione per la definizione del proprio sistema di
classificazione;
- partecipazione di ogni ente per la definizione delle evoluzioni funzionali del software Memo Federcasa Edition;
- automatizzazione e standardizzazione dei processi di gestione
documentale compresa la pubblicazione automatica di contenuti su sito
web;
- gestione dei processi documentali relativi ai sistemi per la
garanzia della qualità;
- aggiornamento automatico alle nuove versioni del software
documentale Memo Federcasa Edition;
- assistenza informatica omnicomprensiva alla prima installazione,
ai malfunzionamenti e alle nuove funzionalità del software Memo
Federcasa Edition;
Il servizio Memo Federcasa implementa innovative funzionalità di gestione documentale
avanzata compreso il modulo per la gestione del protocollo
informatico compatibile
con i riferimenti normativi e le specifiche AIPA.
Il servizio Memo Federcasa sarà presentato ufficialmente
giovedì 6 novembre 2003 e contestualmente saranno aperte le
sottoscrizioni per l'abbonamento annuale.
L'abbonamento annuale include forfetariamente:
- analisi telefonica dei prerequisiti in collaborazione con il
personale specializzato dell'ente;
- prima installazione del software lato server e lato client;
- tutti gli aggiornamenti successivi alla prima installazione;
- licenza d'uso annuale omnicomprensiva del software client/server;
- teleassistenza al responsabile della gestione documentale
dell'ente in relazione ad eventuali malfunzionamenti del software
client e server;
- teleassistenza al responsabile della gestione documentale
dell'ente in relazione alle attività di manutenzione ordinaria e
straordinaria (backup, storicizzazione, criteri di sicurezza, etc);
- documentazione telematica sull'uso del software client;
- documentazione sulla programmazione delle pagine web tramite
tecnologia Microsoft .NET Framework e ASP.NET;
- partecipazione da parte del responsabile della gestione
documentale al gruppo di discussione per la definizione degli standard
cui poter trarre ispirazione per la gestione documentale avanzata;
- supporto alla redazione del manuale di gestione documentale (DPCM
31 ottobre 2000 recante regole tecniche per il protocollo informatico) per la struttura generale
del manuale e per le parti tecniche relative al
prodotto software Memo.
L'abbonamento annuale non include(*):
- lo sviluppo software delle pagine web dinamiche con collegamento
automatico al sistema di gestione documentale;
- l'ospitalità del sito web dell'ente presso i server Federcasa
Servizi;
- l'ospitalità del database documentale presso i server Federcasa
Servizi nell'ipotesi che l'ente non abbia un server da destinare alla
gestione documentale;
- corso per la programmazione in ASP.NET su server Microsoft IIS.
Nel seguito sono elencate alcune delle funzionalità principali del
software che sarà installato presso l'ente e che fa parte integrante
dell'abbonamento a Memo Federcasa. Per conoscere l'elenco dettagliato delle
funzioni fare riferimento al menù sulla sinistra della pagina.
Memorizzazione centralizzata, classificazione e ricerca dei
documenti aziendali
Memo Federcasa Edition utilizza un sistema di memorizzazione
dei documenti su database centralizzato di tipo SQL. Ogni documento
viene suddiviso negli elementi componenti e viene memorizzato insieme ai
file che lo compongono. I dati del documento vengono classificati
secondo un titolario di classificazione e fascicoli, con voci chiave e
per ogni parola immessa nel documento (full text). Una volta memorizzato il documento è ricercabile
tramite molteplici informazioni, dalla tipologia di documento, alla
classificazione, al fascicolo, alle parole chiave, alle parole contenute
nel testo e così via.
Gestione del protocollo informatico
Memo Federcasa Edition implementa le funzionalità previste dal
DPR 445/2000, DPCM 31/10/2000 e succ. per la gestione del protocollo informatico. In
particolare il software gestionale implementa le funzionalità previste
dalla check-list AIPA elencate nella seguente tabella riassuntiva (vedi
tabella). Tutte le funzioni obbligatorie di classe A e molte delle
funzioni opzionali di classe AA, AAA e B previste dalla check-list sono
già presenti nella prima versione di Memo Federcasa Edition. Le successive funzioni saranno implementate nel
software e distribuite agli associati come parte integrante dell'abbonamento
annuale.
Standardizzazione del formato dei documenti
Gli standard aziendali in termini di gestione documentale
rappresentano uno degli elementi a più alto valore aggiunto all'interno
dell'organizzazione. Memo Federcasa Edition è progettato per
centralizzare tutte le informazioni, documenti e modelli con meccanismi
di controllo e automatizzazione dei processi produttivi aziendali. Ciò
include la condivisione di indirizzari e raggruppamenti di indirizzi, la
centralizzazione di manuali e procedure, la centralizzazione dei
modelli, l'automatizzazione della compilazione dei campi dei modelli da
Memo verso il documento e viceversa, etc.
Pubblicazione dei documenti su web
Memo Federcasa Edition è progettato per fornire documenti
automaticamente a qualunque pagina del sito web dell'ente associato. Ciò
permette di centralizzare la produzione ed il workflow documentale
nell'uso di Memo con la pubblicazione automatica in tempo reale dei documenti direttamente su
sito web senza richiedere l'intervento da parte di
personale specializzato. La pubblicazione dei documenti
può essere realizzata tramite l'uso di un apposito modulo realizzato in
tecnologia ASP.NET per server Microsoft Windows NT, Windows 2000/2003 e
successivi. La fornitura del modulo web, del manuale di programmazione e
delle successive versioni del modulo è incluso nell'abbonamento annuale.
Gestione del manuale della qualità e dei
documenti sottoposti a revisione
Memo Federcasa Edition implementa un potente motore di
gestione delle revisioni necessario per la memorizzazione e
referenziazione delle diverse versioni dello stesso documento prodotti
in conformità con i sistemi per la gestione della qualità. Il software
permette inoltre la memorizzazione del manuale della qualità, delle
procedure operative e di tutta la modulistica in tutte le revisioni e
secondo i criteri di gestione tipici dei sistemi della qualità.
Gestione della sicurezza
Memo Federcasa Edition è progettato con la massima attenzione
ai temi legati alla sicurezza delle informazioni memorizzate nel
sistema. Ogni oggetto di Memo è parametrizzabile ai fini delle
funzionalità di visualizzazione/modifica/cancellazione dei dati da parte
degli utenti. Memo Federcasa Edition memorizza tutte le attività
effettuate dagli utenti, memorizza tutte le versioni dei documenti, le
modifiche, le differenze tra i campi al fine di poter tracciare la
storia di ogni documento e degli accessi e modifiche avvenute da parte
degli utenti. Memo Federcasa Edition aderisce ai requisiti di
sicurezza previsti dal DPR 445/2000, DPCM 31/10/2000 e succ. per la
gestione documentale avanzata e per il protocollo informatico. Ogni
aggiornamento del software in relazione ai temi sulla sicurezza del
servizio Memo Federcasa è parte integrante dell'abbonamento
annuale.
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